Assistants de Référent IFAPME (H/F/X)

La société

Acteur incontournable dans la formation professionnelle en alternance et la création d’entreprises, l’IFAPME est un Organisme d’Intérêt Public actif dans toute la Région wallonne (www.ifapme.be). Son administration centrale est basée à Charleroi.

Nous constituons une réserve de candidats pour l'ensemble de nos Services Alternance en Wallonie.

Fonction

• Aider le Référent IFAPME dans ses missions d’encadrement des apprenants et des entreprises de formation en assurant l’accueil des parties contractantes, l’information de base, l’encodage des informations et le volet administratif de la gestion des dossiers, et ce pour tous les types de contrat de formation en alternance (contrat d’alternance, convention de stage, formation alternée des demandeurs d’emploi ou autre) ;
• Etre garant de la qualité (conformité, complétude) de l’information saisie dans l’application informatique ad hoc ou toute autre application de gestion de la relation usager ;
• Assurer un accueil optimal au sein des services de tutelle (physique et téléphonique) dans une logique réseau et être garant de la traçabilité informatique de chaque contact.

DOMAINES PRINCIPAUX D’ACTIVITES

• Gérer l’accueil téléphonique et physique ;
• Constituer les dossiers « contrats de formation » et « entreprises de formation » ;
• Assurer la gestion administrative des dossiers « contrats de formation » et des entreprises de formation ;
• Soutenir le Référent IFAPME dans le suivi des apprenants pendant toute la durée de la formation et après sa formation ;
• Assurer les contacts avec les centres de formation ;
• Traiter les absences au cours ;
• Collaborer à l’organisation de l’évaluation pratique / ou acquis d’apprentissage en entreprise ;
• Assurer le suivi des résultats de fin d’année de formation ;
• Participer à des réunions, des groupes de travail et des formations ;
• Réaliser des tâches diverses liées à l’organisation du service et réparties entre les assistants et les gestionnaires administratifs.

La liste ci-dessus n’est pas exhaustive ; le collaborateur en place pourra donc être amené à exercer d’autres activités dans le cadre de son emploi.

Profil

Diplôme requis : Être détenteur d’un :

Certificat de l’Enseignement Secondaire Supérieur (CESS) ;

ou

Diplôme IFAPME « Chef d’entreprise » ou de « Coordination et encadrement » obtenu à l’issue de toutes les formations « Chef d’entreprise » ou de « Coordination et encadrement ».

Compétences requises

Compétences techniques

Avis technique – Emettre des avis techniques argumentés et pertinents ;

Rédaction – S’exprimer par écrit dans un langage précis, grammaticalement correct et compréhensible pour le destinataire ;

Informatique – Utiliser les fonctionnalités de base d’une suite bureautique (traitement de texte, tableur, logiciel de présentation* et messagerie électronique) ;

Dispositions légales et normatives – Appliquer et faire respecter les dispositions légales, les procédures, les normes et/ou les réglementations en vigueur * ;

Informatique – Utiliser les fonctionnalités avancées de logiciels techniques spécifiques*.

* compétence(s) non requise(s) à l’entrée en fonction et à développer sur base des objectifs assignés à l’agent.

Compétences comportementales

Collaboration – Coopérer avec des acteurs internes et/ou externes en favorisant les échanges et en étant attentif aux objectifs communs ;

Assertivité – Défendre un point de vue ou l’application d’une règle par un échange positif en préservant la qualité des relations professionnelles ;

Rigueur – Réaliser son travail avec exactitude, méthode et précision ;

Agir de manière orientée service – Accompagner des clients internes et externes de manière transparente, intègre et objective, leur fournir un service personnalisé et entretenir des contacts constructifs ;

Communication – Communiquer avec autrui en s’assurant de la compréhension de l’information reçue et transmise.

Offre

La réserve constituée via cette procédure de sélection aura une durée de validité de 2 ans.

Résidence administrative : Au sein d’un de nos Services Alternance en Wallonie

Type de contrat : tous types de contrats, suivant les besoins (CDI, CDD)

Régime de travail : Contrat d’emploi temps-plein

Rémunération : Echelle barémique C3 Région wallonne

Avantages : Valorisation de l’ancienneté acquise dans le secteur privé (maximum 6 années) et dans le secteur public (toutes les années sont prises en compte) ; les membres du personnel bénéficient de chèques-repas, d’une assurance hospitalisation, d’une prime de fin d’année, d’un pécule de vacances, de la gratuité des transports en communs pour le parcours domicile/lieu de travail ainsi que d’une indemnité kilométrique et une assurance omnium pour les missions de service.